Phần mềm quản lý hợp đồng INI-HD được thiết kế dưới dạng file chạy Portable. Bạn không cần cài đặt cấu hình máy chủ phức tạp hay lo lắng về mạng Internet. Dưới đây là hướng dẫn từ bước mở phần mềm đến thiết lập các thông số cơ bản đầu tiên.
1. Khởi Chạy & Đăng Nhập Hệ Thống
Tải & Cài Đặt Phần Mềm
Nhấn nút bên dưới để tải file cài đặt INI HD về máy tính của bạn. File có định dạng .zip, sau khi tải về hãy giải nén vào thư mục làm việc an toàn (ví dụ: D:\PhanMem\INIHD).
Sau khi giải nén, chạy file Hợp Đồng INI.exe. Lưu ý: Nếu Windows hiện cảnh báo SmartScreen (do phần mềm không cài đặt qua Microsoft Store), hãy bấm More info (Thêm thông tin) rồi chọn Run anyway (Vẫn chạy).
Đăng Ký & Khởi Tạo Dữ Liệu Lần Đầu
Ở lần chạy đầu tiên, hệ thống sẽ yêu cầu bạn khởi tạo dữ liệu doanh nghiệp.
Khai báo đầy đủ: Tên pháp lý, Mã Số Thuế (MST), Địa chỉ, Điện thoại, Email, Người đại diện, Chức vụ, Tài khoản ngân hàng và Mật khẩu.
Đăng Nhập Thường Xuyên
Từ các lần mở sau, bạn sẽ sử dụng Mã Số Thuế làm tài khoản đăng nhập.
Bạn có thể đánh dấu "Ghi nhớ đăng nhập" nếu máy tính này là thiết bị làm việc cá nhân của riêng bạn.
2. Cấu Hình Thông Số Ban Đầu
Kiểm Tra Thông Tin Công Ty / HKD
Ngay khi vào giao diện chính, hãy truy cập menu Cài Đặt (Settings) để kiểm tra lại dữ liệu.
Thông tin này đặc biệt quan trọng vì nó sẽ được phần mềm tự động điền vào phần "Bên B" (Bên cung cấp dịch vụ/sản phẩm) trên tất cả các hợp đồng và báo cáo thuế được xuất ra sau này.
Cấu Hình Mã Hợp Đồng & Biến
Cũng trong phần Cài Đặt, bạn thiết lập quy tắc đánh mã hợp đồng tự động.
Hỗ trợ các biến động như: {YYYY} (Năm), {MM} (Tháng), {DD} (Ngày), {HH}{mm} (Giờ, phút) hoặc {RAND4} (4 số ngẫu nhiên) để không bao giờ bị trùng lặp số hợp đồng.
Cấu Hình Email Gửi Hợp Đồng (Tùy chọn)
Nếu muốn gửi hợp đồng bản PDF trực tiếp từ phần mềm tới khách hàng, bạn cần thiết lập IMAP/SMTP.
Đối với Gmail, bạn nên tạo và sử dụng Mật khẩu ứng dụng (App Password) thay cho mật khẩu đăng nhập chính để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài khoản Google của bạn.
Quản Lý Mẫu Word (Templates)
Phần mềm tạo hợp đồng dựa trên các file Word (.docx) chứa biến số {{ ... }}.
Tại màn hình Hợp đồng, dùng nút "Mở thư mục lưu mẫu" để sao chép các mẫu hợp đồng pháp lý của riêng công ty bạn vào thư mục đọc của phần mềm. Hãy giữ file hướng dẫn guid-contract.html cùng thư mục với file exe để tra cứu nhanh các biến số.
Cảnh Báo Dữ Liệu Quan Trọng
Bởi vì kiến trúc phần mềm là Offline-First (Ưu tiên bảo mật cục bộ), toàn bộ thông tin hợp đồng được lưu trữ trên file Database SQLite ngay trong thư mục cài đặt của bạn. Nếu bạn định Format ổ cứng hoặc cài lại Windows, BẮT BUỘC phải copy thư mục phần mềm ra USB để tránh mất dữ liệu vĩnh viễn.