Quy trình · Hậu kỳ
Chỉnh Sửa Bản Nháp & Xuất PDF
Hướng dẫn cách điều chỉnh nội dung hợp đồng bằng Word và đưa trở lại phần mềm để tiến hành ký số USB Token một cách chính xác.
Quy trình thực hiện 3 bước
1
Mở bản nháp (Word) để chỉnh sửa
Tại danh sách hợp đồng, tìm hợp đồng đang ở trạng thái Nháp. Nhấn vào biểu tượng "Con mắt" (View) ở cột Thao tác để mở trực tiếp file Word.
Nhấp vào biểu tượng xem để mở file Word tương ứng của hợp đồng đó.
2
Chỉnh sửa và Lưu thành PDF
Sau khi Microsoft Word mở lên, bạn có thể chỉnh sửa nội dung, thêm điều khoản hoặc căn chỉnh lại. Sau đó, hãy lưu file dưới định dạng PDF để có thể ký số.
Vào menu File -> Save As, chọn định dạng PDF (*.pdf) và nhấn Save.
Lưu ý quan trọng:
Hãy lưu file PDF vào ĐÚNG thư mục chứa hợp đồng đó (mặc định Word sẽ mở đúng thư mục này, bạn không nên đổi đường dẫn lưu file).
3
Làm mới trạng thái trong INI HD
Quay lại phần mềm INI HD, nhấn nút 🔄 Làm mới. Phần mềm sẽ tự động nhận diện file PDF bạn vừa tạo và chuyển trạng thái hợp đồng sang "Chờ ký".
Nhấn Làm mới để phần mềm load lại dữ liệu từ thư mục.
Tại sao cần bước này?
- Giúp bạn xử lý các tình huống hợp đồng đặc thù mà mẫu tự động chưa bao quát hết.
- Đảm bảo file PDF cuối cùng là file đã được kiểm duyệt nội dung kỹ lưỡng trước khi ký.
- Giữ cho luồng công việc liền mạch: Soạn tự động -> Chỉnh tay -> Ký số.
