Cấu Hình Thông Tin Ban Đầu Phần Mềm INI HD
Sau khi cài đặt, bạn cần khai báo thông tin Công ty / HKD một lần duy nhất. Dữ liệu này sẽ được tự động điền vào tất cả hợp đồng, báo cáo thuế xuất ra sau này — không cần nhập lại.
Các Tab Cài Đặt Trong Phần Mềm
Bắt đầu từ Tab đầu tiên — Tab "Thông tin Công ty / HKD" là quan trọng nhất, phải điền đầy đủ trước khi tạo bất kỳ hợp đồng nào.
Các Bước Cấu Hình Chi Tiết
Mở màn hình Cài Đặt
Từ menu bên trái, nhấn vào ⚙️ Cài Đặt. Giao diện sẽ hiển thị 4 tab: Thông tin Công ty / HKD, Cấu hình Hợp đồng, Hệ thống, và Bản quyền.
Nhập Mã Số Thuế → Tra Cứu Tự Động
Tại ô Mã số thuế, nhập MST của doanh nghiệp / HKD rồi nhấn nút 🔍 Tra cứu. Phần mềm sẽ tự động điền Tên pháp lý và Địa chỉ nếu có trong hệ thống.
Điền Đầy Đủ Thông Tin Công Ty / HKD
Kiểm tra và bổ sung các trường còn thiếu sau khi tra cứu. Đây là dữ liệu sẽ xuất hiện ở Bên B (bên cung cấp dịch vụ) trên mọi hợp đồng.
| Trường thông tin | Mục đích sử dụng | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tên pháp lý | Đưa vào hợp đồng, báo cáo và thông tin doanh nghiệp | ✅ |
| Mã số thuế | Làm tài khoản đăng nhập và vùng dữ liệu chính | ✅ |
| Địa chỉ | Dùng trên hợp đồng và liên hệ giao dịch | ✅ |
| Dùng khi gửi hợp đồng qua email | ✅ | |
| Số điện thoại | Thông tin liên hệ trên hợp đồng | ✅ |
| Người đại diện | Dùng cho phần ký tên bên công ty / HKD | ✅ |
| Chức vụ | Đi kèm với tên người đại diện trên hợp đồng | ✅ |
| Tài khoản ngân hàng | Đưa vào điều khoản thanh toán khi cần | Nên có |
| Website / Fax | Thông tin bổ sung trên hợp đồng | Tuỳ chọn |
Nhấn "Lưu và Đăng ký" để Hoàn Tất
Sau khi điền đủ thông tin, nhấn nút 💾 Lưu và Đăng ký ở góc dưới bên phải màn hình. Thông tin sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu cục bộ và áp dụng ngay cho mọi hợp đồng xuất ra sau đó.
Lưu ý quan trọng: Nếu thay đổi thông tin sau khi đã tạo hợp đồng, các hợp đồng cũ không bị ảnh hưởng. Chỉ hợp đồng mới tạo sau khi lưu mới cập nhật thông tin mới.
Cấu Hình Mã Hợp Đồng Tự Động (Tab 2)
Chuyển sang tab Cấu hình Hợp đồng. Thiết lập mẫu mã hợp đồng để không bao giờ bị trùng số.
Các biến thời gian hỗ trợ:
{YYYY}Năm 4 chữ số — ví dụ: 2026{MM}Tháng 2 chữ số — ví dụ: 05{DD}Ngày 2 chữ số — ví dụ: 13{HH}{mm}Giờ và phút — ví dụ: 0610{SS}Giây — dùng khi cần thêm độ chính xác{RAND4}4 số ngẫu nhiên — đảm bảo không trùng tuyệt đối
Ví dụ mẫu mã hay dùng: HD-{YYYY}{MM}-{RAND4} sẽ tạo ra mã như HD-202605-7382
Cấu Hình Email Gửi Hợp Đồng (Tùy chọn)
Nếu muốn gửi file PDF hợp đồng trực tiếp từ phần mềm tới khách hàng, nhập thông tin IMAP/SMTP trong tab Hệ thống.
| Nhà cung cấp | SMTP Server | Cổng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Gmail | smtp.gmail.com | 587 | Dùng App Password, không dùng mật khẩu Google |
| Outlook / Hotmail | smtp.office365.com | 587 | Mật khẩu tài khoản Microsoft |
| Email riêng (cPanel) | mail.yourdomain.com | 587 | Theo thông tin nhà cung cấp hosting |
Bảo mật Gmail: Với Gmail, bắt buộc phải tạo Mật khẩu ứng dụng (App Password) tại myaccount.google.com → Bảo mật → Xác minh 2 bước → Mật khẩu ứng dụng. Không dùng mật khẩu đăng nhập Google thông thường.
Biến Thông Tin Công Ty Trong Mẫu Word
Sau khi lưu thông tin, phần mềm sẽ tự động truyền các biến Bên B vào mẫu Word khi xuất hợp đồng. Bạn chỉ cần đặt đúng tên biến trong file .docx:
| Biến trong Word | Nội dung được điền | Nguồn dữ liệu |
|---|---|---|
{{ ten_ben_b }} | Tên pháp lý công ty / HKD | Tab Cài Đặt |
{{ mst_ben_b }} | Mã số thuế | Tab Cài Đặt |
{{ dia_chi_ben_b }} | Địa chỉ đăng ký | Tab Cài Đặt |
{{ dai_dien_ben_b }} | Tên người đại diện | Tab Cài Đặt |
{{ chuc_vu_ben_b }} | Chức vụ người đại diện | Tab Cài Đặt |
{{ tai_khoan_ben_b }} | Số tài khoản ngân hàng | Tab Cài Đặt |
{{ email_ben_b }} | Email liên hệ | Tab Cài Đặt |
Checklist Hoàn Tất Cài Đặt Ban Đầu
- Đã nhập đủ thông tin Công ty / HKD (tên, MST, địa chỉ, người đại diện)
- Đã nhấn Lưu và Đăng ký thành công
- Đã thiết lập mẫu mã hợp đồng tự động trong tab Cấu hình Hợp đồng
- Đã cấu hình email SMTP (nếu muốn gửi hợp đồng qua email)
- Đã thử tạo một hợp đồng mẫu để kiểm tra biến
{{ ten_ben_b }}hoạt động - Đã backup thư mục phần mềm sau khi cấu hình xong
